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佛山市顺德区建筑业协会档案管理制度

为加强协会资料档案(以下简称档案)的科学管理,维护建筑行业发展历程的真实面貌,更好地为会员企业服务,根据《中华人民共和国档案法》等有关文件精神,结合建筑行业协会实际,特制定本办法。

一、  档案管理的基本原则

1.努力贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策和法规。

2.根据协会目前职能机构设置和人员配置的实际情况,档案工作要坚持简要、实用、逐步完善的原则。

二、档案工作的主要任务

1.负责对本协会形成的各种文件、材料(包括音像、图片资料,下同)等的收集、整理、立卷、归档、保管、使用、移交、销毁等。

2.逐步建立、健全档案工作的各项规章制度。

三、  归档范围

1.协会秘书处制发的编有发文字号的各种文件。

2.协会召开的换届会、年会、常务理事会、理事会等重要会议的主要文件材料。

3.协会有关规章、制度,协会总结、年鉴、评比等形成的各种文件、材料。

4. 政府机关和有关社团机构制发的需要我会贯彻落实、办理的公文。

5.协会的工作活动中(培训、展览、行业自律、协商协调工作等)形成的具有使用和保存价值的各种文件材料。

四、归档案卷的质量要求

1. 归档的文件材料,按照年度、问题特征分类整理立卷。

2. 卷内文件材料,一般按时间先后排列,也可按发文部门分大类,每个大类内文件再按时间先后排列:密不可分的文件材料应依序排列在一起(即正件在前,附件在后;原件在前,更正、补充在后;批复在前,请示在后)。

3. 卷内文件排列应统一逐项编号,用钢笔(蓝黑或碳素墨水)填写的“目录表”放在卷首。

4. 卷内文件如有破损要进行修补。

5. 案卷封皮上卷号等各栏内容应用钢笔填写,要求字迹端正清楚。案卷标题应简明确切地反映卷内文件材料的内容。

五、 保管期限的划分

根据协会工作实际情况,档案保管期限定为长期。

凡是反映协会主要职能活动的基本历史面貌,对本协会有长远利用价值的档案,都列为长期保存。主要包括:本协会制定的基础性规章、制度等文件;反映协会机构改变、人员任免等的文件材料;召开重要会议的文件材料;处理重要问题形成的文件材料;行业统计材料、综合报表等各类报表及相关经济运行分析材料;会刊;年鉴、总结、考评材料;属协会贯彻、落实的政府机关及相关部门的文件材料;

六、档案的管理和利用

1由协会秘书处指定专人负责管理。

2.确保档案的安全。鉴于协会目前的实际情况,任期内档案用一般橱柜保存,一届期满后,原有档案要用专用档案箱保存。

3.查阅档案要注意爱护,阅后要及时放回,防止丢失。

4.非协会秘书处人员借阅档案时,应征得秘书处负责人同意,并应当登记,阅后及时归还,档案一般不外借。

5.档案的管理办法要随着协会工作的发展及时修订和完善。

七、此项制度自公布之日起实施。

                                               

  佛山市顺德区建筑业协会

二〇〇八年一月三十日

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