佛山市顺德区建筑业协会档案管理制度 为加强协会资料档案（以下简称档案）的科学管理，维护建筑行业发展历程的真实面貌，更好地为会员企业服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件精神，结合建筑行业协会实际，特制定本办法。 一、 档案管理的基本原则 1.努力贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策和法规。 2.根据协会目前职能机构设置和人员配置的实际情况，档案工作要坚持简要、实用、逐步完善的原则。 二、档案工作的主要任务 1.负责对本协会形成的各种文件、材料（包括音像、图片资料，下同）等的收集、整理、立卷、归档、保管、使用、移交、销毁等。 2.逐步建立、健全档案工作的各项规章制度。 三、 归档范围 1.协会秘书处制发的编有发文字号的各种文件。 2.协会召开的换届会、年会、常务理事会、理事会等重要会议的主要文件材料。 3.协会有关规章、制度，协会总结、年鉴、评比等形成的各种文件、材料。 4. 政府机关和有关社团机构制发的需要我会贯彻落实、办理的公文。 5.协会的工作活动中（培训、展览、行业自律、协商协调工作等）形成的具有使用和保存价值的各种文件材料。 四、归档案卷的质量要求 1. 归档的文件材料，按照年度、问题特征分类整理立卷。 2. 卷内文件材料，一般按时间先后排列，也可按发文部门分大类，每个大类内文件再按时间先后排列：密不可分的文件材料应依序排列在一起（即正件在前，附件在后；原件在前，更正、补充在后；批复在前，请示在后）。 3. 卷内文件排列应统一逐项编号，用钢笔（蓝黑或碳素墨水）填写的“目录表”放在卷首。 4. 卷内文件如有破损要进行修补。 5. 案卷封皮上卷号等各栏内容应用钢笔填写，要求字迹端正清楚。案卷标题应简明确切地反映卷内文件材料的内容。 五、 保管期限的划分 根据协会工作实际情况，档案保管期限定为长期。 凡是反映协会主要职能活动的基本历史面貌，对本协会有长远利用价值的档案，都列为长期保存。主要包括：本协会制定的基础性规章、制度等文件；反映协会机构改变、人员任免等的文件材料；召开重要会议的文件材料；处理重要问题形成的文件材料；行业统计材料、综合报表等各类报表及相关经济运行分析材料；会刊；年鉴、总结、考评材料；属协会贯彻、落实的政府机关及相关部门的文件材料； 六、档案的管理和利用 1由协会秘书处指定专人负责管理。 2.确保档案的安全。鉴于协会目前的实际情况，任期内档案用一般橱柜保存，一届期满后，原有档案要用专用档案箱保存。 3.查阅档案要注意爱护，阅后要及时放回，防止丢失。 4.非协会秘书处人员借阅档案时，应征得秘书处负责人同意，并应当登记，阅后及时归还，档案一般不外借。 5.档案的管理办法要随着协会工作的发展及时修订和完善。 七、此项制度自公布之日起实施。 佛山市顺德区建筑业协会 二〇〇八年一月三十日 |
